WhatsApp og partnerportalen: hva hører hjemme hvor
Mange partnere har en WhatsApp-gruppe med Vaskeladden for rask koordinering. Den fungerer fint til korte beskjeder, men alt som skal behandles som en sak – avvik, oppdragsstatus og dokumentasjon – hører hjemme i partnerportalen. Denne siden forklarer hvordan de to kanalene henger sammen.
Mange partnere har en WhatsApp-gruppe med Vaskeladden for rask koordinering. Den fungerer fint til korte beskjeder, men alt som skal behandles som en sak – avvik, oppdragsstatus og dokumentasjon – hører hjemme i partnerportalen. Denne siden forklarer hvordan de to kanalene henger sammen.
Hva skjer med det du skriver på WhatsApp?
Meldinger du sender i WhatsApp-gruppen eller direkte til Vaskeladdens WhatsApp-nummer, kommer frem til driftsteamet i Vaskeladdens meldingssystem. Svar fra Vaskeladden kommer tilbake i samme WhatsApp-samtale. Du trenger altså ikke gjenta en WhatsApp-beskjed i andre kanaler – men en beskjed er ikke det samme som en registrert sak.
Hva bør gå i portalen i stedet?
| Situasjon | Riktig sted |
|---|---|
| Svare på eller lukke et avvik | «Avvik» i partnerportalen |
| Bekrefte, starte eller fullføre et oppdrag | Kalenderen i partnerportalen |
| Bilder som dokumenterer en sak | Tråden saken gjelder, i portalen |
| Spørsmål til Vaskeladden som ikke haster | «Ny samtale» under Meldinger |
| Rask praktisk koordinering («er på vei», «hvem møter?») | WhatsApp fungerer |
Grunnen er sporbarhet: i portalen er meldingen knyttet til riktig oppdrag eller avvik, og både du og Vaskeladden kan finne den igjen når saken følges opp. Et avvik regnes ikke som besvart før det er håndtert i avviksvisningen i portalen.
Bilder og vedlegg på WhatsApp
Bilder og video du sender på WhatsApp kommer frem til driftsteamet, med noen begrensninger:
- Talemeldinger, dokumenter og klistremerker kommer ikke gjennom – send dokumenter i portalen.
- Svært store filer kan bli avvist (bilder over 10 MB, video over 16 MB).
- Bilder som skal dokumentere et avvik, må lastes opp i portalen for å bli en del av saken.
Hvordan vet jeg at Vaskeladden har sett beskjeden min?
På WhatsApp kan du ikke se det. Meldingen når frem til driftsteamet, men den har ingen status – det finnes ikke noe sted å sjekke om saken er plukket opp, og et spørsmål kan drukne i gruppestrømmen. Trenger du bekreftelse eller oppfølging, send saken som samtale under Meldinger i partnerportalen i stedet: der har tråden en status, du kan eskalere den, og den lukkes først når saken er løst. Det gjelder også purringer – én portalsamtale er bedre enn et «?» i gruppen.
Kan AI-assistenten svare på WhatsApp?
Når en samtale står i DRAFT, lager AI-assistenten et svarutkast. En operatør i driftsteamet leser utkastet og sender svaret. Assistenten sender ikke direkte i DRAFT.
Bare samtaler som er godkjent for automatisk svar og uttrykkelig satt til AUTO, kan få svar sendt direkte av AI-assistenten. AUTO gjelder bare den konkrete samtalen. Det betyr ikke at alle svar fra Vaskeladden er automatiske. Driftsteamet følger opp saker som må vurderes av en person.
Personvern i grupper
WhatsApp-grupper er ikke stedet for kunders personopplysninger. Unngå å dele kundens fulle navn, adresse og telefonnummer i gruppemeldinger når saken like gjerne kan tas i portalen, der opplysningene er knyttet til oppdraget og bare synlige for dem som behandler saken.