WhatsApp och partnerportalen: vad hör hemma var
Många partners har en WhatsApp-grupp med Vaskeladden för snabb koordinering. Den fungerar bra för korta meddelanden, men allt som ska behandlas som ett ärende – avvikelser, uppdragsstatus och dokumentation – hör hemma i partnerportalen. Denna sida förklarar hur de två kanalerna hänger samman.
Många partners har en WhatsApp-grupp med Vaskeladden för snabb koordinering. Den fungerar bra för korta meddelanden, men allt som ska behandlas som ett ärende – avvikelser, uppdragsstatus och dokumentation – hör hemma i partnerportalen. Denna sida förklarar hur de två kanalerna hänger samman.
Vad händer med det du skriver på WhatsApp?
Meddelanden du skickar i WhatsApp-gruppen eller direkt till Vaskeladdens WhatsApp-nummer, kommer fram till driftsteamet i Vaskeladdens meddelandesystem. Svar från Vaskeladden kommer tillbaka i samma WhatsApp-konversation. Du behöver alltså inte upprepa ett WhatsApp-meddelande i andra kanaler – men ett meddelande är inte samma sak som ett registrerat ärende.
Vad bör gå i portalen istället?
| Situation | Rätt plats |
|---|---|
| Svara på eller stänga en avvikelse | "Avvikelser" i partnerportalen |
| Bekräfta, starta eller slutföra ett uppdrag | Kalendern i partnerportalen |
| Bilder som dokumenterar ett ärende | Tråden ärendet gäller, i portalen |
| Frågor till Vaskeladden som inte är brådskande | "Ny konversation" under Meddelanden |
| Snabb praktisk koordinering ("är på väg", "vem möter?") | WhatsApp fungerar |
Anledningen är spårbarhet: i portalen är meddelandet kopplat till rätt uppdrag eller avvikelse, och både du och Vaskeladden kan hitta det igen när ärendet följs upp. En avvikelse räknas inte som besvarad förrän den har hanterats i avvikelsevyn i portalen.
Bilder och bilagor på WhatsApp
Bilder och video du skickar på WhatsApp kommer fram till driftsteamet, med vissa begränsningar:
- Röstmeddelanden, dokument och klistermärken kommer inte igenom – skicka dokument i portalen.
- Mycket stora filer kan avvisas (bilder över 10 MB, video över 16 MB).
- Bilder som ska dokumentera en avvikelse måste laddas upp i portalen för att bli en del av ärendet.
Hur vet jag att Vaskeladden har sett mitt meddelande?
På WhatsApp kan du inte se det. Meddelandet når fram till driftsteamet, men det har ingen status – det finns ingenstans att kontrollera om ärendet är upptaget, och en fråga kan drunkna i gruppflödet. Behöver du bekräftelse eller uppföljning, skicka ärendet som konversation under Meddelanden i partnerportalen istället: där har tråden en status, du kan eskalera den, och den stängs först när ärendet är löst. Det gäller även påminnelser – en portalkonversation är bättre än ett "?" i gruppen.
Kan AI-assistenten svara på WhatsApp?
När en konversation står i DRAFT skapar AI-assistenten ett svarsförslag. En operatör i driftsteamet granskar utkastet och skickar svaret. Assistenten skickar inte direkt i DRAFT.
Bara konversationer som är godkända för automatiska svar och uttryckligen satta till AUTO kan få ett svar skickat direkt av AI-assistenten. AUTO gäller bara den aktuella konversationen. Det betyder inte att alla svar från Vaskeladden är automatiska. Driftsteamet följer upp ärenden som behöver bedömas av en person.
Sekretess i grupper
WhatsApp-grupper är inte platsen för kunders personuppgifter. Undvik att dela kundens fulla namn, adress och telefonnummer i gruppmeddelanden när ärendet lika gärna kan tas i portalen, där uppgifterna är kopplade till uppdraget och bara synliga för dem som behandlar ärendet.