Avvik og kommunikasjon for partnere

Partnerportalen er hovedkanalen for oppdrag, avvik og meldinger mellom partneren og Vaskeladden. Bruk portalen i stedet for private SMS-tråder slik at historikk og ansvar blir sporbare.

Hvordan registrerer jeg et avvik?

Åpne oppdraget i Kalender, og velg Rapporter avvik i oppdragsdetaljene. Fyll inn tittel, beskrivelse og alvorlighetsgrad, og trykk Send rapport. Beskriv hva som har skjedd og når det skjedde.

Knappen vises for bekreftede eller pågående oppdrag når det er mulig å registrere avvik på datoen. Hvis knappen mangler, skriv i Meldinger med oppdrag og dato, slik at Vaskeladden kan følge opp. Ikke vent med å varsle et problem fordi skjemaet ikke er tilgjengelig.

Etter rapporteringen finner du saken under Avvik. Legg bilder og videre forklaring i Samtale om avviket. Se Slik dokumenterer du med bilder.

Vaskeladdens driftsavdeling følger opp avviket i partnerportalen og ber om mer informasjon der hvis det trengs.

Hvordan svarer jeg på et avvik?

Når et registrert avvik gjelder mangler ved renholdet, har du som partner ansvar for å utbedre og avtale tidspunktet direkte med kunden. Dokumenter avtalen og utbedringen i avvikstråden. Hvis kunden ikke ønsker dialog med partneren, kan Vaskeladden formidle dialogen.

Åpne avviket i partnerportalen, les beskrivelsen og svar i meldingstråden. Legg ved konkret informasjon: hva som skjedde, når det skjedde, hvem som var på stedet, og hva som er gjort for å rette opp.

Vis større

Hvordan kvitterer jeg ut et avvik i portalen?

Kort fortalt: trykk «Start behandling» når du tar tak i saken, dokumentér utbedringen i meldingstråden, og trykk «Lukk avvik» når utbedringen er gjort, hvis knappen er tilgjengelig. Avvik du selv har meldt inn, lukkes av Vaskeladden.

Avvikene dine ligger under «Avvik» i partnerportalen, fordelt på fanene «Åpne» og «Løste». Et avvik har tre statuser, og du flytter det videre med knappene i avviksvisningen:

1. Åpent – avviket er nytt. Åpne det, les beskrivelsen og trykk «Start behandling» når du tar tak i saken.
2. Under behandling – du jobber med utbedringen. Skriv hva du gjør i meldingstråden, og legg ved bilder der det er relevant.
3. Lukket – hvis «Lukk avvik» er tilgjengelig, bruker du den når utbedringen er gjort og dokumentert. Etter lukking kan tråden ikke endres.

Avvik du selv har meldt inn, lukkes av Vaskeladden – da vises ikke «Lukk avvik»-knappen hos deg. Hvis knappen mangler også på et annet avvik, skriv i tråden at utbedringen er klar for kontroll. Uleste avvik er markert i listen, så sjekk «Avvik»-siden jevnlig i tillegg til meldinger.

Hva gjør jeg ved forsinkelse eller endring underveis?

Meld fra i partnerportalen med en gang du vet at oppmøtet blir forsinket eller at noe ikke går som planlagt – for eksempel innstilt transport eller sykdom. Skriv hva som har skjedd og når du regner med å være i gang. En kort melding i riktig tråd er nok; det viktige er at Vaskeladden får beskjed før kunden må spørre, og at beskjeden ligger der saken behandles i stedet for i en privat chat.

Når skal jeg opprette eller varsle om avvik?

Varsle så tidlig som mulig ved manglende tilgang, skade, forsinkelse, feil i oppdragsinformasjon, HMS-hendelser eller kvalitetsavvik. Alvorlige hendelser har høyest prioritet og skal meldes samme dag.

Oppdrag som er større eller skitnere enn beskrevet

Av og til møter du en bolig som er vesentlig større, skitnere eller annerledes enn bestillingen tilsier, eller kunden ber om noe ekstra på stedet. Da gjelder én regel: avklar før du gjør merarbeid.

1. Stopp og meld fra først. Ikke utfør arbeid utover det avtalte omfanget på eget initiativ. Da risikerer du å gjøre noe som ikke blir godkjent eller betalt.
2. Dokumentér tilstanden. Ta bilder som viser hvorfor oppdraget avviker, og legg dem ved i avviket. Se «Slik dokumenterer du med bilder i partnerportalen».
3. Vent på godkjenning. Meld behovet i partnerportalen og vent på at Vaskeladden avklarer omfang og eventuelt tillegg før du fortsetter. Pris og kompensasjon for merarbeid avgjøres av Vaskeladden, ikke på stedet.

Ber kunden om ekstra tjenester direkte, henvis vennlig til at det må avtales gjennom Vaskeladden, og meld det i portalen. Da blir det riktig priset og dokumentert, og du slipper diskusjon om hva som var avtalt.

Hvem ser svarene mine?

Svar i en partnertråd er en dialog mellom den aktuelle partneren og Vaskeladden. Andre partnere får ikke se svarene. Hvis Vaskeladden svarer automatisk i tråden, er svaret knyttet til samme partnertråd.

Kan AI-assistenten avgjøre avvik?

AI-assistenten kan forklare generelle rutiner og hjelpe med å finne informasjon. En medarbeider i Vaskeladden vurderer ansvar, økonomi, erstatning, kompensasjon og endringer i oppdrag. Skriv i avvikstråden når du trenger en slik vurdering.