Slik skaffer dere dokumentene
Slik skaffer dere HMS-kort, forsikringsbevis, lønnsslipper og arbeidsavtaler før dere laster dem opp i partnerportalen.
Dette er en del av Dokumentene dere må laste opp.
Slik får dere HMS-kort
- Søk om godkjenning som renholdsvirksomhet hos Arbeidstilsynet.
- Vent på beskjed i Altinn om at virksomheten kan bestille HMS-kort.
- Bestill kort til alle som skal utføre renhold på hmskort.no.
- Mens dere venter på det fysiske kortet, kan dere laste opp QR-koden som følger med bestillingsbekreftelsen. Den er gyldig dokumentasjon ved kontroll.
- Når kortet kommer, erstatter dere QR-koden med bilde eller skann av kortet. Portalen skal ha dokumentasjon for to forskjellige personer.
To kort er stikkprøven Vaskeladden ber om i portalen. Det offentlige kravet er større: Alle som utfører renhold, også innehaveren av et enkeltpersonforetak, skal ha hvert sitt gyldige HMS-kort. Kortene må holdes gyldige selv om en eldre kopi ligger i portalen.
Slik får dere forsikringsbeviset
Be forsikringsselskapet eller forsikringsmegleren om et forsikringsbevis for bedriftens ansvarsforsikring. Beviset må vise:
- virksomhetsnavn eller organisasjonsnummer
- at ansvarsforsikring er inkludert
- forsikringssum på minst 5 millioner kroner per skadetilfelle
- hvilken periode forsikringen gjelder
En faktura eller betalingskvittering er ikke nok hvis den ikke viser disse opplysningene. Har dere ikke ansvarsforsikring, må dere tegne den før virksomheten kan godkjennes for oppdrag. Yrkesskadeforsikring for ansatte er en annen forsikring og erstatter ikke ansvarsforsikringen.
Slik får dere lønnsslippene
- Last ned de to sist utstedte lønnsslippene for renholdere fra lønns- eller regnskapssystemet.
- Bruker dere regnskapsfører eller en ekstern lønnsansvarlig, ber dere dem sende lønnsslippene som PDF.
Har en ansatt ikke fått lønnsslipp, må arbeidsgiveren lage og utlevere den. En kontoutskrift kan ikke brukes som erstatning.
Vaskeladden kan be om timelister eller annen nødvendig dokumentasjon i samme eller en senere kontroll. Stikkprøven kan utvides etter en risikovurdering.
Slik får dere arbeidsavtalene
- Hent to gjeldende avtaler for renholdere fra personal-, lønns- eller arkivsystemet.
- Mangler en avtale, bruker dere Arbeidstilsynets mal og inngår avtalen med den ansatte. Bruk faktisk signeringsdato og oppgi datoen arbeidsforholdet startet.