Dokumentene dere må laste opp

Leter dere etter hvordan dere fakturerer? Se Fakturering og oppgjør for partnere. Denne siden gjelder HMS- og virksomhetsdokumentasjon.

Vaskeladden må kunne kontrollere at partnerne følger kravene til HMS og lønns- og arbeidsvilkår. Arbeidstilsynet kaller kontrollen av lønns- og arbeidsvilkår påseplikt. HMS-kort følger av reglene for godkjente renholdsvirksomheter. Kravet om minst 5 millioner kroner i ansvarsforsikring per skadetilfelle er et eget vilkår Vaskeladden setter for å dekke risiko ved oppdrag. Derfor ber vi om fire typer dokumentasjon i partnerportalen:

Lønnsslipper og arbeidsavtaler brukes bare til å kontrollere om de allmenngjorte lønns- og arbeidsvilkårene er oppfylt. Resultatet av kontrollen kan avgjøre om virksomheten er klar for nye oppdrag, men dokumentene brukes ikke til andre formål. HMS-kortet og forsikringsbeviset brukes til å kontrollere de to andre kravene i tabellen. Mangler noe, kan nye oppdrag holdes tilbake til vi har avklart forholdet med dere.

Åpne Dokumentasjon i partnerportalen. Bruk Last opp dokument under riktig dokumenttype, eller Erstatt for å oppdatere en fil.

Vis større

HMS-kort

HMS-kortet viser hvem renholderen er, hvilken virksomhet personen jobber for, og at virksomheten og personen er registrert i de nødvendige offentlige registrene. Alle som utfører renhold, skal ha gyldig HMS-kort og bære det synlig på jobb.

Slik laster dere opp HMS-kort

1. Åpne Dokumentasjon i partnerportalen.
2. Finn HMS-kort, og velg Last opp dokument.
3. Velg bildet eller skanningen av kortet dere skal laste opp.
4. Se statusen ved dokumenttypen etter opplastingen. Bruk Erstatt når dere skal oppdatere en fil med et nytt kort.

Trenger dere hjelp med opplastingen, beskriv problemet under Meldinger. Selve kortet skal dere laste opp under Dokumentasjon.

Forsikringsbevis

Ansvarsforsikringen kan dekke erstatningsansvar i tråd med forsikringsvilkårene dersom virksomheten eller en ansatt skader personer eller eiendeler under et oppdrag. Minst 5 millioner kroner i dekning per skadetilfelle er Vaskeladdens krav til partnere.

Hvis det oppstår en skade

Registrer skaden som et avvik i partnerportalen. Beskriv hva som har skjedd, og legg ved relevante bilder i saken. Følg opp avklaringer med Vaskeladden i samme tråd. Ansvar og eventuelle økonomiske følger avklares ut fra saken og avtalen din.

Se Avvik og kommunikasjon for hvordan du melder og følger opp saken.

Lønnsslipper

Vaskeladden bruker de to sist utstedte lønnsslippene for renholdere til å kontrollere at partnerens ansatte får lønns- og arbeidsvilkårene som gjelder i renholdsbransjen. En lønnsslipp skal vise hvordan bruttolønn, trekk, nettolønn og feriepenger er beregnet.

Arbeidsavtaler

Alle arbeidstakere skal ha en skriftlig arbeidsavtale. Avtalen viser blant annet hvem som er arbeidsgiver, hva arbeidet består av, arbeidstid, stillingsomfang og lønnsvilkår.

Offisielle lenker

• Søk om godkjenning som renholdsvirksomhet
• Arbeidstilsynet om HMS-kort og QR-koden som midlertidig dokumentasjon
• Bestill HMS-kort
• Arbeidstilsynets informasjon om lønn og lønnsslipp
• Arbeidstilsynets maler for arbeidsavtaler
• Gjeldende minstelønn i renholdsbransjen
• Dokumentasjonsplikt og dataminimering i påsepliktforskriften § 6a
• Bruk og sletting av dokumentasjonen i § 10
• Taushetsplikt i § 11
• Datatilsynets personvernprinsipper

Trenger dere hjelp? Start en samtale under Meldinger i partnerportalen. Bruk kontakt@vaskeladden.com hvis dere ikke får logget inn.

Les videre

• Slik skaffer dere dokumentene: trinnvis hjelp til å skaffe HMS-kort, forsikringsbevis, lønnsslipper og arbeidsavtaler.
• Sladd opplysninger i dokumentene: hva dere sladder før opplasting, og hvordan Vaskeladden bruker og sletter dokumentene.
• Dokumentasjon for små bedrifter: hva dere gjør med færre enn to renholdere eller uten ansatte.