Dokumentene dere må laste opp
Hvorfor Vaskeladden trenger HMS-kort, forsikringsbevis, lønnsslipper og arbeidsavtaler, og hvordan dere skaffer dem
Vaskeladden må kunne kontrollere at partnerne følger kravene til HMS og lønns- og arbeidsvilkår. Arbeidstilsynet kaller kontrollen av lønns- og arbeidsvilkår påseplikt. HMS-kort følger av reglene for godkjente renholdsvirksomheter. Kravet om minst 5 millioner kroner i ansvarsforsikring per skadetilfelle er et eget vilkår Vaskeladden setter for å dekke risiko ved oppdrag. Derfor ber vi om fire typer dokumentasjon i partnerportalen:
| Dokument | Det dere skal laste opp |
|---|---|
| HMS-kort | 2 forskjellige, gyldige kort som stikkprøve |
| Forsikringsbevis | 1 gyldig bevis på ansvarsforsikring med minst 5 millioner kroner i dekning per skadetilfelle |
| Lønnsslipper | De 2 sist utstedte lønnsslippene for renholdere |
| Arbeidsavtaler | 2 gjeldende arbeidsavtaler for renholdere |
Lønnsslipper og arbeidsavtaler brukes bare til å kontrollere om de allmenngjorte lønns- og arbeidsvilkårene er oppfylt. Resultatet av kontrollen kan avgjøre om virksomheten er klar for nye oppdrag, men dokumentene brukes ikke til andre formål. HMS-kortet og forsikringsbeviset brukes til å kontrollere de to andre kravene i tabellen. Mangler noe, kan nye oppdrag holdes tilbake til vi har avklart forholdet med dere.
HMS-kort
HMS-kortet viser hvem renholderen er, hvilken virksomhet personen jobber for, og at virksomheten og personen er registrert i de nødvendige offentlige registrene. Alle som utfører renhold, skal ha gyldig HMS-kort og bære det synlig på jobb.
Slik får dere HMS-kort
- Søk om godkjenning som renholdsvirksomhet hos Arbeidstilsynet.
- Vent på beskjed i Altinn om at virksomheten kan bestille HMS-kort.
- Bestill kort til alle som skal utføre renhold på hmskort.no.
- Mens dere venter på det fysiske kortet, kan dere laste opp QR-koden som følger med bestillingsbekreftelsen. Den er gyldig dokumentasjon ved kontroll.
- Når kortet kommer, erstatter dere QR-koden med bilde eller skann av kortet. Portalen skal ha dokumentasjon for to forskjellige personer.
To kort er stikkprøven Vaskeladden ber om i portalen. Det offentlige kravet er større: Alle som utfører renhold, også innehaveren av et enkeltpersonforetak, skal ha hvert sitt gyldige HMS-kort. Kortene må holdes gyldige selv om en eldre kopi ligger i portalen.
Forsikringsbevis
Ansvarsforsikringen kan dekke erstatningsansvar i tråd med forsikringsvilkårene dersom virksomheten eller en ansatt skader personer eller eiendeler under et oppdrag. Minst 5 millioner kroner i dekning per skadetilfelle er Vaskeladdens krav til partnere.
Slik får dere forsikringsbeviset
Be forsikringsselskapet eller forsikringsmegleren om et forsikringsbevis for bedriftens ansvarsforsikring. Beviset må vise:
- virksomhetsnavn eller organisasjonsnummer
- at ansvarsforsikring er inkludert
- forsikringssum på minst 5 millioner kroner per skadetilfelle
- hvilken periode forsikringen gjelder
En faktura eller betalingskvittering er ikke nok hvis den ikke viser disse opplysningene. Har dere ikke ansvarsforsikring, må dere tegne den før virksomheten kan godkjennes for oppdrag. Yrkesskadeforsikring for ansatte er en annen forsikring og erstatter ikke ansvarsforsikringen.
Egenandel når Vaskeladden bruker sin forsikring
Fører partneren, partnerens ansatte eller arbeidet som utføres til skade hos en av Vaskeladdens kunder, kan Vaskeladden melde skaden til sin egen forsikring. Partneren dekker da en egenandel på 10 000 kroner per forsikringssak. Egenandelen trekkes fra partnerens utbetaling for den aktuelle måneden. Er ikke utbetalingen den måneden over 10 000 kroner, fakturerer Vaskeladden partneren for det resterende beløpet.
Vaskeladden kan alternativt holde partnerens egen ansvarsforsikring ansvarlig og kreve regress mot partneren. Dette følger av punkt 9.3 i partnervilkårene.
Lønnsslipper
Vaskeladden bruker de to sist utstedte lønnsslippene for renholdere til å kontrollere at partnerens ansatte får lønns- og arbeidsvilkårene som gjelder i renholdsbransjen. En lønnsslipp skal vise hvordan bruttolønn, trekk, nettolønn og feriepenger er beregnet.
Slik får dere lønnsslippene
- Last ned de to sist utstedte lønnsslippene for renholdere fra lønns- eller regnskapssystemet.
- Bruker dere regnskapsfører eller en ekstern lønnsansvarlig, ber dere dem sende lønnsslippene som PDF.
Har en ansatt ikke fått lønnsslipp, må arbeidsgiveren lage og utlevere den. En kontoutskrift kan ikke brukes som erstatning.
Vaskeladden kan be om timelister eller annen nødvendig dokumentasjon i samme eller en senere kontroll. Stikkprøven kan utvides etter en risikovurdering.
Arbeidsavtaler
Alle arbeidstakere skal ha en skriftlig arbeidsavtale. Avtalen viser blant annet hvem som er arbeidsgiver, hva arbeidet består av, arbeidstid, stillingsomfang og lønnsvilkår.
Slik får dere arbeidsavtalene
- Hent to gjeldende avtaler for renholdere fra personal-, lønns- eller arkivsystemet.
- Mangler en avtale, bruker dere Arbeidstilsynets mal og inngår avtalen med den ansatte. Bruk faktisk signeringsdato og oppgi datoen arbeidsforholdet startet.
Sladd opplysninger vi ikke trenger
Før dere laster opp lønnsslipper og arbeidsavtaler, skal dere sladde navn, fødselsnummer eller D-nummer, ansattnummer, privat adresse, telefonnummer, e-postadresse og kontonummer. Sladd også skattetrekk, fagforeningstrekk, opplysninger om sykdom eller permisjon, utleggstrekk, bidragstrekk og andre private trekk. La virksomhetsnavn, lønnsperiode, stillingsomfang, arbeidstid, lønnssats og relevante bruttobeløp stå synlige.
Sladding gjør ikke nødvendigvis dokumentet anonymt. I en liten virksomhet kan opplysningene fortsatt knyttes til en person. Forskriften om påseplikt § 6a sier at personopplysninger som ikke er nødvendige, ikke skal deles. Reglene krever at Vaskeladden holder opplysningene fortrolige, bare bruker dem til kontrollen og sletter dem når behovet for kontroll er borte.
Bare medarbeidere som trenger dokumentene for kontrollen, skal ha tilgang. Når kontrollen er avsluttet og dokumentene viser at kravene er oppfylt, skal dokumentkopiene slettes. Ved avvik skal de bare beholdes så lenge det er nødvendig for oppfølgingen. En kontroll-logg uten dokumentkopiene kan beholdes.
Hvis dere har færre enn to renholdere eller ingen ansatte
Portalen bruker standardkravene 2 HMS-kort, 2 lønnsslipper og 2 arbeidsavtaler. Den kan ikke godkjenne et lavere antall automatisk. Last opp hvert dokument som faktisk finnes én gang, og send e-post til kontakt@vaskeladden.no med organisasjonsnummeret og kravet dere ikke kan oppfylle. Portalen viser kravene som manglende mens vi avklarer saken.
Ikke send HMS-kort, lønnsslipper eller arbeidsavtaler på e-post. E-posten skal bare inneholde organisasjonsnummeret og navnet på kravet. Dokumentene laster dere opp i partnerportalen.
Ikke last opp tomme dokumenter, samme fil flere ganger eller dokumentasjon som gjelder en annen virksomhet. Vi svarer om virksomheten må skaffe mer dokumentasjon før den kan godkjennes for nye oppdrag.
Offisielle lenker
- Søk om godkjenning som renholdsvirksomhet
- Arbeidstilsynet om HMS-kort og QR-koden som midlertidig dokumentasjon
- Bestill HMS-kort
- Arbeidstilsynets informasjon om lønn og lønnsslipp
- Arbeidstilsynets maler for arbeidsavtaler
- Gjeldende minstelønn i renholdsbransjen
- Dokumentasjonsplikt og dataminimering i påsepliktforskriften § 6a
- Bruk og sletting av dokumentasjonen i § 10
- Taushetsplikt i § 11
- Datatilsynets personvernprinsipper
Trenger dere hjelp? Kontakt oss på kontakt@vaskeladden.no.