Avvikelser och kommunikation för partner

Partnerportalen är huvudkanalen för uppdrag, avvikelser och meddelanden mellan partnern och Vaskeladden. Använd portalen i stället för privata SMS-trådar så att historik och ansvar blir spårbara.

Hur registrerar jag en avvikelse?

Öppna uppdraget i Kalender, och välj Rapportera avvikelse i uppdragsdetaljerna. Fyll i titel, beskrivning och allvarlighetsgrad, och tryck på Skicka rapport. Beskriv vad som har hänt och när det hände.

Knappen visas för bekräftade eller pågående uppdrag när det är möjligt att registrera avvikelser på datumet. Om knappen saknas, skriv i Meddelanden med uppdrag och datum, så att Vaskeladden kan följa upp. Vänta inte med att anmäla ett problem för att formuläret inte är tillgängligt.

Efter rapporteringen hittar du ärendet under Avvikelser. Lägg bilder och vidare förklaring i Samtal om avvikelsen. Se Så dokumenterar du med bilder.

Vaskeladdens driftavdelning följer upp avvikelsen i partnerportalen och ber om mer information där om det behövs.

Hur svarar jag på en avvikelse?

När en registrerad avvikelse gäller brister i städningen ansvarar du som partner för att åtgärda den och avtala en tid direkt med kunden. Dokumentera överenskommelsen och åtgärden i avvikelsetråden. Om kunden inte vill ha kontakt med partnern kan Vaskeladden förmedla dialogen.

Öppna avvikelsen i partnerportalen, läs beskrivningen och svara i meddelandetråden. Bifoga konkret information: vad som hände, när det hände, vem som var på platsen, och vad som har gjorts för att åtgärda det.

Visa större

Hur kvitterar jag ut en avvikelse i portalen?

Kort sagt: tryck på «Starta behandling» när du tar tag i ärendet, dokumentera åtgärden i meddelandetråden och tryck på «Stäng avvikelse» när åtgärden är utförd, om knappen är tillgänglig. Avvikelser du själv har anmält stängs av Vaskeladden.

Dina avvikelser ligger under «Avvikelser» i partnerportalen, uppdelade på flikarna «Öppna» och «Lösta». En avvikelse har tre statusar, och du flyttar den vidare med knapparna i avvikelsevyn:

1. Öppen – avvikelsen är ny. Öppna den, läs beskrivningen och tryck på «Starta behandling» när du tar tag i ärendet.
2. Under behandling – du arbetar med åtgärden. Skriv vad du gör i meddelandetråden, och bifoga bilder där det är relevant.
3. Stängd – om «Stäng avvikelse» är tillgänglig använder du den när åtgärden är utförd och dokumenterad. Efter stängning kan tråden inte ändras.

Avvikelser du själv har anmält stängs av Vaskeladden – då visas inte knappen «Stäng avvikelse» hos dig. Om knappen saknas även på en annan avvikelse, skriv i tråden att åtgärden är klar för kontroll. Olästa avvikelser är markerade i listan, så kontrollera sidan «Avvikelser» regelbundet utöver meddelanden.

Vad gör jag vid försening eller ändring under tiden?

Skicka ett meddelande i partnerportalen direkt när du vet att ankomsten blir försenad eller att något inte går som planerat – till exempel inställd transport eller sjukdom. Skriv vad som har hänt och när du räknar med att vara i gång. Ett kort meddelande i rätt tråd räcker; det viktiga är att Vaskeladden får besked innan kunden behöver fråga, och att beskedet ligger där ärendet behandlas i stället för i en privat chatt.

När ska jag skapa eller varsla om en avvikelse?

Varsla så tidigt som möjligt vid saknad tillgång, skada, försening, fel i uppdragsinformation, HMS-incidenter eller kvalitetsavvikelser. Allvarliga händelser har högsta prioritet och ska anmälas samma dag.

Uppdrag som är större eller smutsigare än beskrivet

Ibland möter du en bostad som är väsentligt större, smutsigare eller annorlunda än vad beställningen anger, eller så ber kunden om något extra på plats. Då gäller en regel: stäm av innan du utför merarbete.

1. Stanna och anmäl först. Utför inte arbete utöver det avtalade omfånget på eget initiativ. Då riskerar du att göra något som inte blir godkänt eller betalt.
2. Dokumentera tillståndet. Ta bilder som visar varför uppdraget avviker, och bifoga dem i avvikelsen. Se «Så dokumenterar du med bilder i partnerportalen».
3. Vänta på godkännande. Anmäl behovet i partnerportalen och vänta på att Vaskeladden reder ut omfång och eventuellt tillägg innan du fortsätter. Pris och kompensation för merarbete avgörs av Vaskeladden, inte på plats.

Om kunden ber om extratjänster direkt, hänvisa vänligt till att det måste avtalas genom Vaskeladden, och anmäl det i portalen. Då blir det rätt prissatt och dokumenterat, och du slipper diskussion om vad som var avtalat.

Vem ser mina svar?

Svar i en partnertråd är en dialog mellan den aktuella partnern och Vaskeladden. Andra partner får inte se svaren. Om Vaskeladden svarar automatiskt i tråden är svaret kopplat till samma partnertråd.

Kan AI-assistenten avgöra avvikelser?

AI-assistenten kan förklara generella rutiner och hjälpa till att hitta information. En medarbetare på Vaskeladden bedömer ansvar, ekonomi, skadestånd, kompensation och ändringar i uppdrag. Skriv i avvikelsetråden när du behöver en sådan bedömning.