Avvikelser och kommunikation för partners

Partnerportalen är huvudkanalen för uppdrag, avvikelser och meddelanden mellan partnern och Vaskeladden. Använd portalen istället för privata SMS-trådar så att historik och ansvar blir spårbara.

Hur registrerar jag en avvikelse?

Öppna "Avvikelser" i partnerportalen och skapa en ny avvikelse från det aktuella ärendet. Beskriv vad som har hänt, när det hände, vem som var på platsen, och bifoga bilder eller annan dokumentation där det är relevant.

Vaskeladdens driftsavdelning följer upp avvikelsen i partnerportalen och ber om mer information där om det behövs.

Hur svarar jag på en avvikelse?

Öppna avvikelsen i partnerportalen, läs beskrivningen och svara i meddelandetråden. Bifoga konkret information: vad som hände, när det hände, vem som var på platsen, och vad som har gjorts för att rätta till det.

Hur kvitterar jag ut en avvikelse i portalen?

Dina avvikelser finns under "Avvikelser" i partnerportalen, fördelade på flikarna "Öppna" och "Lösta". En avvikelse har tre statusar, och du flyttar den vidare med knapparna i avvikelsevyn:

1. Öppen – avvikelsen är ny. Öppna den, läs beskrivningen och tryck "Starta behandling" när du tar tag i ärendet.
2. Under behandling – du arbetar med åtgärden. Skriv vad du gör i meddelandetråden, och bifoga bilder där det är relevant.
3. Stängd – tryck "Stäng avvikelse" när åtgärden är gjord och dokumenterad. Efter stängning kan tråden inte ändras.

Avvikelser du själv har rapporterat in stängs av Vaskeladden – då visas inte "Stäng avvikelse"-knappen för dig. Olästa avvikelser är markerade i listan, så kontrollera "Avvikelser"-sidan regelbundet utöver meddelanden.

Vad gör jag vid försening eller ändring under arbetets gång?

Meddela i partnerportalen så snart du vet att ankomsten blir försenad eller att något inte går som planerat – till exempel inställd transport eller sjukdom. Skriv vad som har hänt och när du räknar med att vara igång. Ett kort meddelande i rätt tråd är tillräckligt; det viktiga är att Vaskeladden får besked innan kunden behöver fråga, och att beskedet finns där ärendet behandlas istället för i en privat chatt.

När ska jag skapa eller varna om avvikelser?

Varna så tidigt som möjligt vid bristande tillgång, skada, försening, fel i uppdragsinformation, HMS-händelser eller kvalitetsavvikelser. Allvarliga händelser har högst prioritet och ska rapporteras samma dag.

Uppdrag som är större eller smutsigare än beskrivet

Ibland möter du en bostad som är väsentligt större, smutsigare eller annorlunda än beställningen anger, eller kunden ber om något extra på platsen. Då gäller en regel: avklara innan du utför merarbete.

1. Stanna och meddela först. Utför inte arbete utöver den avtalade omfattningen på eget initiativ. Då riskerar du att göra något som inte blir godkänt eller betalt.
2. Dokumentera tillståndet. Ta bilder som visar varför uppdraget avviker, och bifoga dem i avvikelsen. Se "Så här dokumenterar du med bilder i partnerportalen".
3. Vänta på godkännande. Meddela behovet i partnerportalen och vänta på att Vaskeladden avklarar omfattning och eventuellt tillägg innan du fortsätter. Pris och kompensation för merarbete avgörs av Vaskeladden, inte på platsen.

Ber kunden om extra tjänster direkt, hänvisa vänligt till att det måste avtalas genom Vaskeladden, och meddela det i portalen. Då blir det korrekt prissatt och dokumenterat, och du slipper diskussion om vad som var avtalat.

Vem ser mina svar?

Svar i en partnertråd är en dialog mellan den aktuella partnern och Vaskeladden. Andra partners får inte se svaren. Om Vaskeladden svarar automatiskt i tråden, är svaret kopplat till samma partnertråd.

Kan Vaskeladden i chatten avgöra avvikelser?

Nej. Vaskeladden i chatten kan förklara generella rutiner och hjälpa till att hitta relevant information. Beslut om ansvar, ekonomi, ersättning, kompensation eller ändring av uppdrag ska hanteras av Vaskeladdens driftsavdelning.