Så skaffar ni dokumenten
Så skaffar ni HMS-kort, försäkringsintyg, lönespecifikationer och anställningsavtal innan ni laddar upp dem i partnerportalen.
Detta är en del av Dokumenten ni måste ladda upp.
Så får ni HMS-kort
- Ansök om godkännande som städföretag hos Arbeidstilsynet.
- Vänta på besked i Altinn om att verksamheten kan beställa HMS-kort.
- Beställ kort till alla som ska utföra städning på hmskort.no.
- Medan ni väntar på det fysiska kortet kan ni ladda upp QR-koden som följer med beställningsbekräftelsen. Den är giltig dokumentation vid kontroll.
- När kortet kommer ersätter ni QR-koden med en bild eller skanning av kortet. Portalen ska ha dokumentation för två olika personer.
Två kort är det stickprov Vaskeladden ber om i portalen. Det offentliga kravet är större: Alla som utför städning, även innehavaren av en enskild näringsverksamhet, ska ha varsitt giltigt HMS-kort. Kortens giltighet måste upprätthållas även om en äldre kopia finns i portalen.
Så får ni försäkringsintyget
Be försäkringsbolaget eller försäkringsmäklaren om ett försäkringsintyg för företagets ansvarsförsäkring. Intyget måste visa:
- verksamhetsnamn eller organisationsnummer
- att ansvarsförsäkring ingår
- försäkringsbelopp på minst 5 miljoner NOK per skadetillfälle
- vilken period försäkringen gäller
En faktura eller ett betalningskvitto räcker inte om det inte visar dessa uppgifter. Har ni ingen ansvarsförsäkring måste ni teckna en innan verksamheten kan godkännas för uppdrag. Arbetsskadeförsäkring för anställda är en annan försäkring och ersätter inte ansvarsförsäkringen.
Så får ni lönespecifikationerna
- Ladda ner de två senast utfärdade lönespecifikationerna för städare från löne- eller bokföringssystemet.
- Använder ni en redovisningskonsult eller en extern löneansvarig ber ni dem skicka lönespecifikationerna som PDF.
Om en anställd inte har fått någon lönespecifikation måste arbetsgivaren upprätta och lämna ut den. Ett kontoutdrag kan inte användas som ersättning.
Vaskeladden kan begära in tidrapporter eller annan nödvändig dokumentation i samma eller en senare kontroll. Stickprovet kan utökas efter en riskbedömning.
Så får ni anställningsavtalen
- Hämta två gällande avtal för städare från personal-, löne- eller arkivsystemet.
- Saknas ett avtal använder ni Arbeidstilsynets mall och ingår avtalet med den anställde. Använd det faktiska signeringsdatumet och ange datumet då anställningsförhållandet började.