Dokumenten ni måste ladda upp

Vaskeladden måste kunna kontrollera att partnerna följer kraven för HMS och löne- och arbetsvillkor. Arbetstilsynet kallar kontrollen av löne- och arbetsvillkor för påseplikt. HMS-kort följer av reglerna för godkända städföretag. Kravet på minst 5 miljoner NOK i ansvarsförsäkring per skadetillfälle är ett särskilt villkor Vaskeladden ställer för att täcka risker vid uppdrag. Därför ber vi om fyra typer av dokumentation i partnerportalen:

Lönespecifikationer och anställningsavtal används endast för att kontrollera om de allmängiltiga löne- och arbetsvillkoren är uppfyllda. Resultatet av kontrollen kan avgöra om verksamheten är redo för nya uppdrag, men dokumenten används inte för andra ändamål. HMS-kortet och försäkringsbeviset används för att kontrollera de två andra kraven i tabellen. Om något saknas kan nya uppdrag hållas tillbaka tills vi har klargjort förhållandet med er.

HMS-kort

HMS-kortet visar vem städaren är, vilken verksamhet personen arbetar för, och att verksamheten och personen är registrerade i de nödvändiga offentliga registren. Alla som utför städning ska ha ett giltigt HMS-kort och bära det synligt på jobbet.

Så här får ni HMS-kort

1. Ansök om godkännande som städföretag hos Arbeidstilsynet.
2. Vänta på besked i Altinn om att verksamheten kan beställa HMS-kort.
3. Beställ kort till alla som ska utföra städning på hmskort.no.
4. Medan ni väntar på det fysiska kortet kan ni ladda upp QR-koden som följer med beställningsbekräftelsen. Den är giltig dokumentation vid kontroll.
5. När kortet kommer ersätter ni QR-koden med bild eller skanning av kortet. Portalen ska ha dokumentation för två olika personer.

Två kort är det stickprov Vaskeladden ber om i portalen. Det offentliga kravet är större: Alla som utför städning, även innehavaren av en enskild firma, ska ha varsitt giltigt HMS-kort. Korten måste hållas giltiga även om en äldre kopia ligger i portalen.

Försäkringsbevis

Ansvarsförsäkringen kan täcka skadeståndsansvar i enlighet med försäkringsvillkoren om verksamheten eller en anställd skadar personer eller egendom under ett uppdrag. Minst 5 miljoner NOK i täckning per skadetillfälle är Vaskeladdens krav på partners.

Så här får ni försäkringsbeviset

Be försäkringsbolaget eller försäkringsmäklaren om ett försäkringsbevis för företagets ansvarsförsäkring. Beviset måste visa:

• företagsnamn eller organisationsnummer
• att ansvarsförsäkring ingår
• försäkringssumma på minst 5 miljoner NOK per skadetillfälle
• vilken period försäkringen gäller

En faktura eller betalningskvitto är inte tillräckligt om det inte visar dessa uppgifter. Har ni ingen ansvarsförsäkring måste ni teckna den innan verksamheten kan godkännas för uppdrag. Yrkesskadeförsäkring för anställda är en annan försäkring och ersätter inte ansvarsförsäkringen.

Självrisk när Vaskeladden använder sin försäkring

Om partnern, partnerns anställda eller arbetet som utförs orsakar skada hos en av Vaskeladdens kunder kan Vaskeladden anmäla skadan till sin egen försäkring. Partnern betalar då en självrisk på 10 000 NOK per försäkringsärende. Självrisken dras från partnerns utbetalning för den aktuella månaden. Om utbetalningen den månaden inte överstiger 10 000 NOK fakturerar Vaskeladden partnern för det återstående beloppet.

Vaskeladden kan i stället hålla partnerns egen ansvarsförsäkring ansvarig och kräva regress mot partnern. Detta följer av punkt 9.3 i partnervillkoren.

Lönespecifikationer

Vaskeladden använder de två senast utfärdade lönespecifikationerna för städare för att kontrollera att partnerns anställda får de löne- och arbetsvillkor som gäller i städningsbranschen. En lönespecifikation ska visa hur bruttolön, avdrag, nettolön och semesterersättning har beräknats.

Så här får ni lönespecifikationerna

• Ladda ner de två senast utfärdade lönespecifikationerna för städare från löne- eller redovisningssystemet.
• Använder ni en revisor eller en extern löneansvarig ber ni dem skicka lönespecifikationerna som PDF.

Har en anställd inte fått lönespecifikation måste arbetsgivaren skapa och lämna ut den. Ett kontoutdrag kan inte användas som ersättning.

Vaskeladden kan begära tidrapporter eller annan nödvändig dokumentation i samma eller en senare kontroll. Stickprovet kan utökas efter en riskbedömning.

Anställningsavtal

Alla arbetstagare ska ha ett skriftligt anställningsavtal. Avtalet visar bland annat vem som är arbetsgivare, vad arbetet består av, arbetstid, tjänstens omfattning och lönevillkor.

Så här får ni anställningsavtalen

• Hämta två gällande avtal för städare från personal-, löne- eller arkivsystemet.
• Saknas ett avtal använder ni Arbeidstilsynets mall och ingår avtalet med den anställde. Använd faktiskt signeringsdatum och ange datumet då anställningsförhållandet startade.

Maskera uppgifter vi inte behöver

Innan ni laddar upp lönespecifikationer och anställningsavtal ska ni maskera namn, födelsenummer eller D-nummer, anställningsnummer, privat adress, telefonnummer, e-postadress och kontonummer. Maskera även skatteavdrag, fackföreningsavdrag, uppgifter om sjukdom eller ledighet, utmätningsavdrag, bidragsavdrag och andra privata avdrag. Låt företagsnamn, löneperiod, tjänstens omfattning, arbetstid, lön och relevanta bruttobelopp stå synliga.

Maskering gör inte nödvändigtvis dokumentet anonymt. I en liten verksamhet kan uppgifterna fortfarande kopplas till en person. Forskriften om påseplikt § 6a säger att personuppgifter som inte är nödvändiga inte ska delas. Reglerna kräver att Vaskeladden håller uppgifterna konfidentiella, endast använder dem för kontrollen och raderar dem när behovet av kontroll är borta.

Endast medarbetare som behöver dokumenten för kontrollen ska ha tillgång. När kontrollen är avslutad och dokumenten visar att kraven är uppfyllda ska dokumentkopiorna raderas. Vid avvikelser ska de endast behållas så länge det är nödvändigt för uppföljningen. En kontroll-logg utan dokumentkopiorna kan behållas.

Om ni har färre än två städare eller inga anställda

Portalen använder standardkraven 2 HMS-kort, 2 lönespecifikationer och 2 anställningsavtal. Den kan inte godkänna ett lägre antal automatiskt. Ladda upp varje dokument som faktiskt finns en gång, och skicka e-post till kontakt@vaskeladden.no med organisationsnumret och kravet ni inte kan uppfylla. Portalen visar kraven som saknade medan vi klargör ärendet.

Skicka inte HMS-kort, lönespecifikationer eller anställningsavtal via e-post. E-posten ska endast innehålla organisationsnumret och namnet på kravet. Dokumenten laddar ni upp i partnerportalen.

Ladda inte upp tomma dokument, samma fil flera gånger eller dokumentation som gäller en annan verksamhet. Vi svarar om verksamheten måste skaffa mer dokumentation innan den kan godkännas för nya uppdrag.

Officiella länkar

• Ansök om godkännande som städföretag
• Arbeidstilsynet om HMS-kort och QR-koden som tillfällig dokumentation
• Beställ HMS-kort
• Arbeidstilsynets information om lön och lönespecifikation
• Arbeidstilsynets mallar för anställningsavtal
• Gällande minimilön i städningsbranschen
• Dokumentationsplikt och dataminimering i påsepliktforskriften § 6a
• Användning och radering av dokumentationen i § 10
• Tystnadsplikt i § 11
• Datatilsynets personuppgiftsprinciper

Behöver ni hjälp? Kontakta oss på kontakt@vaskeladden.no.