Partner FAQ: avvik og dokumentasjon
Svar på spørsmål om avvik og klager fra kunder, og om dokumentasjonen du må ha i partnerportalen.
Dette er en del av Partner FAQ.
Avvik og klager
[!note]- Hva er et "avvik" i portalen?
Et avvik er en sak om noe som må følges opp, for eksempel en kvalitetsfeil, skade eller manglende tilgang. Du ser beskrivelsen, statusen og meldingstråden under Avvik.
[!note]- Hva skjer hvis en kunde klager?
Når klagen er registrert som et avvik, følger du opp saken i portalen. Gjelder avviket mangler ved renholdet, har du ansvar for å utbedre og avtale tidspunktet direkte med kunden. Les beskrivelsen, svar i tråden og dokumenter avtalen og utbedringen. Hvis kunden ikke ønsker dialog med partneren, kan Vaskeladden formidle dialogen.
Et avvik gir ikke automatisk et trekk. Eventuelle registrerte økonomiske følger finner du i fakturagrunnlaget. Se Avvik og kommunikasjon.
[!note]- Hvor lang er reklamasjonsfristen?
Fristene avhenger av tjenesten og avtalen. Følg opp en reklamasjon i avvikstråden så snart du får den, og be Vaskeladden om en avklaring hvis du er usikker på hva som gjelder.
[!note]- Kan jeg lukke et avvik selv?
Ja, når saken er under behandling og portalen viser Lukk avvik. Virksomheten din kan ikke lukke et avvik den selv har opprettet. Mangler knappen, dokumenter løsningen i tråden og be Vaskeladden følge opp.
Se Avvik og kommunikasjon for framgangsmåten.
[!note]- Hva hvis jeg er uenig i en klage?
Forklar din side i avvikstråden og legg ved relevant dokumentasjon. Vaskeladden følger opp dialogen med kunden. Gjelder uenigheten et beløp i fakturagrunnlaget, bruk Spørsmål og feil i fakturagrunnlaget.
Dokumentasjon og oppfølging
[!note]- Hvilke dokumenter må jeg ha i portalen?
Last opp HMS-kort, forsikringsbevis, lønnsslipper og arbeidsavtaler under Dokumentasjon. Se Dokumentene dere må laste opp for antall, innhold, sladding og hva du gjør hvis et dokument mangler.
[!note]- Hva skjer hvis dokumenter mangler eller går ut?
Se statusen under Dokumentasjon og last opp eller erstatt det som mangler. Manglende eller utløpt dokumentasjon kan påvirke muligheten til å få nye oppdrag. Be om hjelp under Meldinger hvis du ikke kan oppfylle et krav.
[!note]- Hvilken compliance-oppfølging gjør dere ut over dette?
Vaskeladden kontrollerer dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår, forsikring og virksomheten. Du får beskjed hvis vi trenger mer dokumentasjon. Se Dokumentene dere må laste opp for hva vi bruker opplysningene til.
[!note]- Trenger jeg registrering i Renholdsregisteret?
Ja. Virksomheten må være godkjent i Renholdsregisteret før Vaskeladden kan tildele oppdrag. En søknad under behandling er ikke nok til å få oppdrag fra Vaskeladden.
[!note]- Hvorfor bør jeg bekrefte identiteten min med BankID?
Med BankID blir firmaet ditt en verifisert partner. Da vet vi hvem vi samarbeider med, og det blir vanskeligere for andre å utgi seg for å være firmaet ditt hos oss. For norske firmaer slår vi opp rollen din i Brønnøysundregistrene selv, så du slipper å sende dokumentasjon. Det tar under ett minutt, og vi lagrer ikke fødselsnummeret ditt. Hver eier og administrator bekrefter seg selv under Profil. Fristen er 23. oktober 2026. Har ikke alle bekreftet før fristen som vises i portalen, settes firmaet på pause til det er gjort.